ии для секретариата и бэк-офиса: почта, календарь, протоколы
разбор почты, согласование встреч, протоколы созвонов, справки и внутренние вопросы: 8 процессов, которые бэк-офис отдаёт ии-агентам.
офис-менеджер при зп 70к — это почти целиком маршрутизация: письма, календари, справки, протоколы. по нашим оценкам, минимум половину этого агент делает быстрее и без напоминаний — ~35к/мес. и это не считая времени руководителя, который сам разгребает почту вечером, потому что «быстрее, чем объяснять»
что автоматизируется: 8 процессов
разбор входящей почты
сортирует письма по важности, отвечает на типовые, поднимает срочное в приоритет и готовит черновики ответов на остальное
почта перестаёт быть вторым рабочим днём карточка агента →согласование встреч
смотрит календари участников, предлагает слоты, договаривается со всеми и шлёт приглашения — без пинг-понга в десять сообщений
встреча назначена за один заход карточка агента →протоколы созвонов
превращает запись встречи в протокол: решения, задачи с ответственными и дедлайнами, спорные моменты — через полчаса, а не «потом допишу»
протокол каждой встречи без стенографиста карточка агента →справки и типовые документы
принимает запросы сотрудников в боте, готовит документы по шаблонам и несёт на подпись готовое — вместо очереди «а можно мне справку»
документ за день вместо недели карточка агента →ответы по внутренним регламентам
отвечает сотрудникам на вопросы по инструкциям, регламентам и внутренним документам — со ссылкой на источник, а не «спроси у маши»
−70% типовых вопросов, оценка карточка агента →перевод документов
переводит договоры, письма и документацию с сохранением вёрстки и терминологии компании — черновик за минуты
перевод без бюро на каждую бумажку карточка агента →командировки и брони
собирает варианты билетов и отелей под бюджет и правила компании, готовит маршрут и напоминает про отчётные документы
командировка собрана за один запроспроверка входящих договоров
первичная вычитка договоров от контрагентов по чек-листу: сроки, штрафы, автопролонгация — опасные пункты подсвечены до того, как документ лёг на подпись
на подпись попадает проверенное карточка агента →с чего начинают в бэк-офисе
с почты и календаря — двух процессов, которые съедают время незаметнее всего. разбор входящих и согласование встреч не выглядят работой, поэтому их никто не считает, — а вместе это часы каждый день, размазанные по всем сотрудникам, не только по секретарю. агент сортирует, отвечает на типовое и договаривается о слотах молча и круглосуточно.
вторым ставят протоколы созвонов, и это тот случай, где эффект больше, чем кажется. дело не в сэкономленном часе на записи — дело в том, что решения перестают теряться. «а мы разве договаривались?» исчезает как жанр: у каждой встречи есть протокол с задачами и ответственными, сделанный через полчаса после созвона.
справки и внутренние вопросы подключают третьим ходом — с той же оговоркой, что и везде: агент отвечает по базе документов, значит, регламенты должны существовать в письменном виде. если половина процессов живёт в голове офис-менеджера, начинают с выгрузки этой головы в документы. это скучно, но именно это отличает работающий бэк-офис от бота-заглушки.
что не надо автоматизировать
- общение от имени руководителя по чувствительным темам. письмо партнёру о разрыве контракта, ответ на претензию, поздравление ключевому клиенту — черновик агентский, отправка человеческая, и это не формальность.
- финальную проверку документов наружу. агент вычитает договор и подсветит риски, но последние глаза перед подписью — человеческие. цена ошибки в исходящем документе несоразмерна сэкономленным минутам.
- живой приём гостей и представительскую часть. встретить, проводить, налить кофе — здесь автоматизировать нечего, и слава богу.
посчитать то же самое для своей компании
бесплатная карта выше даёт прикидку. а если нужны цифры, за которые отвечает человек, — разбор процессов: 90 минут, roadmap-отчёт, стоимость зачитывается в пилот.