ии для ивент-агентства
менеджер ивент-агентства ведёт 40 подрядчиков в переписке и двое суток собирает каждую смету. 7 процессов, которые ивенторы отдают ии-агентам.
один корпоратив — это 15–40 подрядчиков: площадка, кейтеринг, свет, звук, артисты, логистика. менеджер держит все нитки в вотсапе и почте, и по нашей оценке 30–40% его недели уходит на «уточните счёт», «пришлите райдер», «подтвердите тайминг» — переписку, где нет ни креатива, ни продажи
что автоматизируется: 7 процессов
брифинг входящих заявок
уточняет формат, дату, количество гостей, площадку и бюджетную вилку — продюсер получает готовый бриф, а не «нам нужен корпоратив»
первый ответ 30 сек карточка агента →переписка с подрядчиками
разбирает поток писем и сообщений — счета, райдеры, правки таймингов — раскладывает по проектам и напоминает тем, кто молчит
~−25 часов переписки в месяц карточка агента →сметы и кп
собирает смету и кп из шаблонов по брифу и базе подрядчиков — продюсер правит цифры и концепцию, а не форматирует таблицу
черновик кп за час, не за 2 дня карточка агента →дедлайны проекта
ведёт тайминг подготовки: когда должен прийти счёт от площадки, когда дедлайн по артистам — и дёргает ответственных до, а не после
0 «забыли подтвердить» за неделю до карточка агента →контент и кейсы агентства
из фото и видео с мероприятий собирает черновики постов и кейсов — портфолио пополняется после каждого ивента, а не раз в полгода
2–3 поста в неделю без копирайтера карточка агента →обратная связь после ивента
собирает впечатления заказчика и гостей по горячим следам, размечает, что хвалят и на что жалуются — фактура для кейса и работы над ошибками
разбор полётов на данных карточка агента →встречи и созвоны
согласует слоты с заказчиком и подрядчиками, рассылает приглашения и напоминания — без пинг-понга «а вам когда удобно»
~−10 сообщений на каждую встречу карточка агента →с чего начинают ивенторы
с переписки с подрядчиками — это невидимый пожиратель времени. креатив и продажи занимают в неделе продюсера меньше места, чем «пришлите обновлённый счёт» в сорока чатах. агент разбирает входящее по проектам, напоминает молчащим подрядчикам и держит статусы — продюсер видит, что подтверждено, а что висит, не пролистывая вотсап до боли в пальце.
вторым обычно ставят сметы. смета корпоратива — конструктор из типовых блоков: площадка, кейтеринг на n персон, техника, персонал. агент собирает черновик по брифу и прошлым проектам за час, и агентство отправляет кп, пока конкуренты ещё «уточняют детали». в ивентах скорость кп — реальное конкурентное преимущество: заказчик часто берёт тех, кто первым показал внятную цифру.
третье — кейсы. после ивента у всех руки не доходят до портфолио, хотя именно оно продаёт следующий проект. агент, который из отснятого материала делает черновик кейса, пока событие свежее, решает вечное «выложим потом».
что не надо автоматизировать
- креативную концепцию. идея события — то, за что агентству платят; генерить её ботом в клиентскую презентацию — путь к одинаковым корпоративам.
- переговоры о бюджете. вилку заказчик может услышать от агента, но защищать смету и торговаться — работа продюсера.
- форс-мажоры в день икс. артист опаздывает, проектор умер — это решается ногами и звонками на площадке, агент здесь бесполезен и даже вреден.
посчитать то же самое для своей компании
бесплатная карта выше даёт прикидку. а если нужны цифры, за которые отвечает человек, — разбор процессов: 90 минут, roadmap-отчёт, стоимость зачитывается в пилот.