ии для бухгалтерской фирмы
до трети рабочего времени уходит на выпрашивание первички у клиентов. 7 процессов, которые аутсорсинговые бухгалтерии уже отдают ии.
бухгалтер аутсорсинговой фирмы тратит до трети рабочего времени на сбор первички: «пришлите акты за март» по кругу в сорок клиентских чатов — и всё равно часть документов приезжает после отчётной даты. это время, за которое клиент не платит
что автоматизируется: 7 процессов
сбор первички с клиентов
помнит по каждому клиенту, каких документов не хватает, напоминает сам, принимает файлы из почты и чатов, раскладывает по папкам
~−70% ручных напоминаний, оценка карточка агента →типовые вопросы клиентов
отвечает на «какие налоги в этом месяце» и «когда сдача» по базе знаний фирмы, сложное передаёт бухгалтеру с контекстом
60–80% вопросов без бухгалтера карточка агента →квалификация входящих лидов
уточняет форму собственности, режим налогообложения, обороты и штат — на встречу приходит готовый расчёт тарифа
первый ответ 30 сек карточка агента →договоры и акты своим клиентам
собирает договор обслуживания, допсоглашения и ежемесячные акты из шаблонов фирмы
~3 мин на документ карточка агента →контроль своей дебиторки
следит, чтобы абонентка приходила в срок, вежливо напоминает и эскалирует просрочку руководителю
просрочка ловится день в день карточка агента →статьи под поисковые запросы
превращает изменения в налогах в черновики статей под запросы вида «как ип перейти на усн» — редактор финалит
5–10 черновиков в неделю карточка агента →загрузка и статусы сдачи
сводка руководителю: статус сдачи по каждому клиенту, загрузка бухгалтеров, горящие дедлайны
дайджест каждое утро карточка агента →с чего начинают в бухгалтерской фирме
со сбора первички — самой нелюбимой части профессии. квалифицированный бухгалтер работает секретарём-напоминалкой: «пришлите акты», «а счёт-фактуру забыли», и так по кругу сорок чатов. агент помнит по каждому клиенту, чего не хватает, напоминает сам — ровно, вежливо и до результата, — принимает документы и раскладывает по папкам. бухгалтер подключается только к тем, кто игнорирует третью неделю.
второй процесс — типовые вопросы. клиентский чат бухгалтерии — это «а когда платить усн» на сто ладов. база знаний плюс агент закрывают большинство, а бухгалтеру остаются вопросы, где действительно нужно думать.
в сезон сдачи оба процесса окупаются вдвойне: пиковая нагрузка перестаёт быть авралом с ночёвками в офисе.
что не надо автоматизировать
- налоговые консультации с ценой ошибки. «как оптимизировать налоги» — отвечает человек с квалификацией и ответственностью; агент готовит фактуру, не рекомендации.
- общение с налоговой. требования и пояснения — зона аттестованного специалиста.
- саму отчётность. считает и сдаёт бухгалтер в своей учётной системе. агент убирает рутину вокруг учёта, а не подменяет его.
посчитать то же самое для своей компании
бесплатная карта выше даёт прикидку. а если нужны цифры, за которые отвечает человек, — разбор процессов: 90 минут, roadmap-отчёт, стоимость зачитывается в пилот.