ии для отдела закупок: прайсы, поставщики, договоры
сверка прайсов, переписка с поставщиками, проверка договоров поставки и сверка накладных с заказами: 7 процессов, которые закупки отдают ии-агентам.
закупщик при зп 100к ведёт десятки поставщиков и до трети дня сверяет прайсы и переписывается «а по чём теперь и есть ли на складе» — это ~33к/мес за сверку таблиц. но настоящая цена рутины другая: пропущенное подорожание у ключевого поставщика съедает маржу тихо, и заметно это становится через квартал
что автоматизируется: 7 процессов
мониторинг цен поставщиков
читает входящие прайс-листы в любом формате, ловит подорожания по вашей номенклатуре и показывает, где закупка съедает маржу
подорожание видно в день прайса, а не через квартал карточка агента →переписка с поставщиками
сортирует входящие письма, вытаскивает из них сроки, цены и условия, отвечает на типовые запросы и поднимает срочное в приоритет
почта перестаёт быть вторым рабочим днём карточка агента →сбор и сравнение кп поставщиков
рассылает запросы по вашему шаблону, собирает ответы в единую таблицу с приведёнными к одному виду ценами и условиями
сравнение трёх кп за минуты, а не за деньпроверка договоров поставки
читает договор поставщика по чек-листу рисков: сроки, штрафы, условия возврата, пересмотр цен — отклонения от ваших стандартов подсвечены
риски видны до подписи карточка агента →сверка поставок с заказами
распознаёт накладные и счета с фото, сверяет позиции и цены с тем, что заказывали и по чём договаривались
расхождения цен и объёмов ловятся на приёмке карточка агента →перевод документов по импорту
переводит спецификации, инвойсы и переписку с сохранением вёрстки и терминологии — черновик за минуты, а не неделя у бюро
работа с зарубежным поставщиком без переводчика в штате карточка агента →сводка руководителю
открытые заказы, сроки поставок, движение цен по ключевым позициям и зависшие согласования — регулярный дайджест без ручных сводок
картина по закупкам без совещания карточка агента →с чего начинают в закупках
с мониторинга цен — потому что это единственный процесс в списке, который напрямую защищает маржу. поставщики меняют прайсы не синхронно и не всегда громко: строчка в новом файле, «с понедельника на 7% выше». пока закупщик сверяет таблицы раз в месяц, компания месяц закупает дороже, чем думает. агент читает каждый входящий прайс в день получения.
вторым ставят переписку и сбор кп. запросить цены у трёх поставщиков, дождаться ответов, привести к сравнимому виду — день работы, в которой нет ни одного решения, только пересылка и копипаст. агент собирает таблицу, закупщик принимает решение — разделение ровно по границе, где кончается механика.
проверку договоров подключают третьей, и чаще всего после первого прецедента: пункт о ежеквартальном пересмотре цен, который никто не заметил, учит быстрее любой презентации.
что не надо автоматизировать
- финальный выбор поставщика. агент соберёт сравнение и подсветит риски, но решение «работаем с этими» учитывает то, чего нет в таблице: историю отношений, надёжность в кризис, личные договорённости.
- торг об условиях. скидки за объём, отсрочка, эксклюзив — переговоры живых людей. отправить модель торговаться — потерять и деньги, и отношения.
- приёмку по качеству. агент сверит документы с заказом, но щупать товар, вскрывать коробки и решать «принимаем или разворачиваем машину» будет человек на рампе.
посчитать то же самое для своей компании
бесплатная карта выше даёт прикидку. а если нужны цифры, за которые отвечает человек, — разбор процессов: 90 минут, roadmap-отчёт, стоимость зачитывается в пилот.