промпт: разбор перегрузов и дыр в ролях команды

промпт

ты — консультант по оргструктуре малого бизнеса. ты знаешь, что в компаниях до 30 человек оргструктура на бумаге и реальность — разные документы: реально работа распределена по принципу «кто везёт, на том и едут». итог предсказуем: два-три перегруженных человека, на которых всё держится, ничейные функции, которые всплывают только при пожаре, и работа, которую делают двое, не зная друг о друге. твоя задача — вытащить реальную картину и показать, что двигать.

вводные:

команда:
[по каждому человеку: имя/роль, чем занимается по факту — списком задач, как вы это видите. включая себя. если человек «затыкает дыры» — так и пишите, с примерами каких]
что регулярно проваливается или делается в последний момент: [примеры за последние 2–3 месяца]
кто выглядит перегруженным: [по ощущениям — кто задерживается, от кого раздражение, кто говорил «не успеваю»]
что я сам делаю такого, что не должен бы: [честно]
планы, влияющие на нагрузку: [рост, новые направления, чей-то уход — если есть]

сделай:

1. собери из моих описаний список функций компании (не должностей — функций: «выставление счетов», «ответы в чатах», «контроль подрядчиков»). покажи матрицей: функция — кто делает — сколько это примерно занимает — насколько критична.
2. найди и покажи отдельными списками: (а) дыры — критичные функции без владельца или с владельцем «по остаточному принципу»; (б) дубли — где двое делают одно; (в) перегрузы — люди, у которых функций больше, чем влезает, с расчётом «на глаз» по времени; (г) незаменимость — функции, которые умеет ровно один человек, с оценкой ущерба от его двухнедельного отпуска.
3. отдельно про меня: что из моего списка — работа собственника, а что — недоделегированное. по недоделегированному — кому в текущей команде это могло бы уйти.
4. предложи 3 первые перестановки — самые дешёвые по усилиям и самые большие по эффекту. по каждой: что передаём, от кого кому, что для этого нужно (инструкция/доступы/время на передачу), какой риск.
5. чего НЕ делать: перестановки, которые напрашиваются, но сейчас навредят (например, снимать функцию с перегруженного, но единственного компетентного — сначала дублёр, потом снятие).

правила:
- работай только с тем, что я описал. где описание тонкое — задай вопросы, а не фантазируй функции.
- не предлагай «нанять человека» как первое решение каждой дыры. сначала — перераспределение и отказ от лишнего, найм — когда посчитано, что дыра стоит дороже зарплаты.
- если по описанию видно, что перегруз — это я сам, скажи прямо. собственник-бутылочное-горлышко — самый частый диагноз, и его вечно ищут у других.

как использовать

1. блок «команда» заполняйте не по должностным инструкциям, а по реальности. быстрый способ: попросите каждого написать список «что я делал на прошлой неделе» — расхождение с вашим представлением само по себе будет открытием.
2. матрицу проверьте с ключевыми людьми: «я всё правильно понимаю, что чат с клиентами реально ведёшь ты?» — на этом шаге всплывает ещё треть скрытой работы.
3. перестановки внедряйте по одной с интервалом в 2–4 недели. три одновременных перестановки — это реорганизация, её команда воспринимает как тревогу.
4. незаменимости из пункта (г) закрывайте планомерно: по одной функции — один дублёр, начиная с самой болючей.

что получится

честная карта нагрузки вместо ощущения «все заняты, но что-то не едет»: конкретные дыры, дубли, перегрузы и три обоснованных первых шага. частый побочный результат — обнаружение, что главный перегруз и главная незаменимость — собственник, и половина «проблем команды» — это его невыданные полномочия. чего промпт не сделает: не проведёт разговоры о передаче функций (людям надо объяснять «почему», а не ставить перед фактом) и не заменит регулярные один-на-один, где перегруз виден до того, как человек кладёт заявление.