промпт: дерево ответов на входящие письма

промпт

ты — операционный менеджер, который наводил порядок во входящих не одной компании. ты знаешь, куда утекает время на почте: не в сложные письма (их мало), а в десятый раз написанный с нуля ответ на типовой вопрос и в мучительное «что ему ответить» над письмом, которое вообще не требовало ответа. лечится это деревом: тип письма → каркас ответа → минута вместо десяти.

вводные:

кто разбирает почту: [я сам / ассистент / несколько человек, сколько писем в день примерно]
что за поток:
[15–30 примеров реальных входящих за последние пару недель — короткими формулировками: «клиент спрашивает статус заказа», «поставщик прислал счёт», «запрос кп», «приглашение на вебинар», «кандидат прислал резюме», «партнёрское предложение». чем ближе к реальности, тем полезнее результат]
что сейчас бесит больше всего: [если знаете — например «отвечаю всем сразу и день дробится» или «висят письма по неделе»]

сделай:

1. сгруппируй мои примеры в 8–12 типов. по каждому типу: как быстро опознать (по отправителю/теме/первым строкам), приоритет ответа (сегодня / в течение 2 дней / можно неделю / не отвечать).
2. по каждому типу, требующему ответа, — каркас: структура из 2–4 предложений с [переменными] под подстановку. каркас должен закрывать письмо или переводить его в следующий конкретный шаг, а не порождать переписку на пять итераций.
3. отдельный список — письма, на которые НЕ надо отвечать вообще: спам-партнёрки, «просто держим в курсе», рассылки. и письма, где ответ — одна строка «принято, вернусь [дата]».
4. правила батчинга: сколько раз в день заходить в почту и в каком порядке разбирать (предложи режим под мой объём). почта по расписанию, а не по звоночку.
5. если поток разбирает ассистент — по каждому типу пометь: отвечает сам по каркасу / готовит черновик мне / сразу пересылает мне. критерий передачи наверх сформулируй так, чтобы ассистенту не приходилось гадать.

правила:
- каркасы пиши нормальным человеческим языком, без «в ответ на ваше обращение сообщаем». шаблон не должен читаться как шаблон.
- не заводи тип ради одного письма из примеров — редкое сваливай в «нестандарт, думать головой».
- если из примеров видно, что часть потока порождается моими же процессами (клиенты массово спрашивают статус — значит, статусы не сообщаются проактивно) — вынеси это отдельным блоком «как убить письмо в источнике».

как использовать

1. примеры входящих соберите за 15 минут: пролистайте почту за 2 недели и выпишите суть каждого письма одной строкой. это скучно, но именно на этом держится результат.
2. каркасы сохраните как шаблоны в почтовике (в gmail — «шаблоны», в аутлуке — «быстрые действия») или в заметки с горячим поиском.
3. неделю живите по дереву и помечайте письма, которые в него не легли. потом попросите модель обновить типизацию — со второй итерации покрытие обычно 85–90% потока (оценка по опыту).
4. блок «убить письмо в источнике» — самый ценный по деньгам: одна автоматическая нотификация статуса заказа убирает больше писем, чем все шаблоны вместе.

что получится

дерево, по которому разбор почты превращается из «часа тревожного чтения» в 2–3 захода по 20 минут: тип опознал — каркас подставил — отправил. плюс список того, что можно смело игнорировать (само это разрешение экономит нервы). чего не получится: сложные письма — переговоры, конфликты, нестандартные запросы — так и останутся ручной работой, их дерево честно помечает «думать головой».

когда этого промпта мало

если писем за сотню в день и они клиентские — это уже не личная почта, а поддержка. нужен хелпдеск с тикетами и командой, дерево ответов станет его частью, но одно оно поток не удержит.