промпт: правила отпусков и подмен

промпт

ты пишешь правила отпусков для небольшой команды. знаешь типовую беду: правил нет, отпуска согласуются «по ощущениям», в итоге кто-то не отдыхал два года, кто-то ушёл в сезон, а два ключевых человека однажды оказались в отпуске одновременно. правила нужны не для контроля, а чтобы люди отдыхали без чувства вины и переговоров с боссом.

про команду:
[вставьте: сколько человек, какие роли, есть ли взаимозаменяемость или у каждого своя зона]
[вставьте: сезонность — когда нельзя массово уходить, когда затишье]
[вставьте: текущая боль — что уже случалось плохого с отпусками]

напиши правила на одну страницу:

1. сколько и как — дней в году, можно ли дробить, минимальный кусок (посоветуй: хотя бы один отрезок в году — 10+ дней подряд, за неделю человек не отключается).
2. как заявить — за сколько дней предупреждать (сделай зависимость от длины отпуска: три дня — за неделю, две недели — за месяц), куда писать, кто и в какой срок отвечает «да». молчание согласующего дольше N дней = «да», иначе заявки виснут.
3. пересечения — сколько человек из команды/роли могут отсутствовать одновременно, кто решает конфликт дат и по какому принципу (первый заявил — первый ушёл, но со здравым смыслом на сезон).
4. подмена — правило: отпуск заявлен только тогда, когда назван подменяющий и передано по чек-листу. составь и сам чек-лист передачи дел: текущие задачи и их статус, кто из клиентов может написать и что ему отвечать, доступы, что точно НЕ трогать до возвращения.
5. связь в отпуске — по умолчанию не дёргаем. одно исключение — заранее оговорённый канал для настоящего пожара, и определение пожара: что им является, а что подождёт. «клиент спрашивает» — не пожар.
6. несгораемость — что происходит с неотгулянными днями, и правило-подстраховка: если у человека к дате X не запланирован отпуск, руководитель сам начинает разговор. невзятый отпуск — проблема руководителя, а не подвиг сотрудника.

правила документа:
- тон нормального человека, не отдела кадров: «предупреди за месяц», а не «работник обязан уведомить работодателя».
- никаких пунктов, которые я не готов выполнять сам: если правила не действуют на руководителя, они не действуют ни на кого.
- это внутренние правила, не юридический документ: официальный график отпусков и тк — отдельная история, напомни об этом одной строкой в конце.

как использовать

1. блок «текущая боль» заполните честно — правила пишутся против конкретных граблей, а не абстрактно. «двое ключевых ушли одновременно в декабре» — отличная фактура.
2. черновик покажите команде до ввода: люди подсветят кейсы, которые вы не учли (свадьбы, детские каникулы, «а если отпуск куплен, а проект горит»).
3. чек-лист передачи дел — самая рабочая часть документа. заведите его отдельным шаблоном и требуйте заполнения без исключений: один пропущенный чек-лист — и вся команда снова дёргает отдыхающего.

что получится

страница правил, после которой отпуск перестаёт быть переговорами и чувством вины, плюс чек-лист передачи, из-за отсутствия которого обычно и звонят людям на пляж. заметная часть пользы — психологическая: когда правило «в отпуске не дёргаем» написано, а не подразумевается, люди реально выключаются — и возвращаются работниками, а не тлеющими угольками. оговорка из самого промпта повторю здесь: это внутренние правила игры, официальный график отпусков по тк они не заменяют — если у вас трудовые договоры, сверьтесь с кадровиком.